http://www.webagency.de/infopool/e-commerce-knowhow/e-government.htm 18. Dezember 2017
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Einführung in das Thema EGovernment

von André Rötter (WEBAGENCYAG)

Die Klage über die niedrige Effizienz der Öffentlichen Verwaltung ist allgemein bekannt. Hohe Kosten, zu lange Bearbeitungszeiten, mangelnde Flexibilität und Ergebnisorientierung sowie fehlende Transparenz der Öffentlichen Verwaltung sind charakteristisch für die derzeitige Situation in Behörden und Verwaltungen.
Durch die Entwicklung der elektronischen Verwaltung "E-Government" ergibt sich für den Staat die Möglichkeit ein bisher brachliegendes Potenzial für Dienstleistungsorientierung, Bürgerbeteiligung, Produktivität und Wirtschaftlichkeit im Bereich der öffentlichen Verwaltung zu nutzen. Denn der Weg in diese Richtung ist bereits vorgezeichnet: So wird nach einer Analyse des Marktforschungsinstituts Forrester Research das Internet bis zum Jahr 2008 zum wichtigsten Kommunikationsmedium zwischen Staat und Bürgern gehören.

Definition E-Government

E-Government umfasst die Abwicklung aller Prozesse im Zusammenhang mit der öffentlichen Verwaltung mit Unterstützung von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien.

Der elektronische Staat wird Wirklichkeit

Es ist anzunehmen, dass auf Grund der schnellen technischen Entwicklung viele Handlungen der öffentlichen Verwaltung in Zukunft vollständig elektronisch abgewickelt werden können. Dies umfasst sowohl die kommunale, die regionale sowie die nationale Ebene bis hin zur internationalen Zusammenarbeit. Somit steht der gesamte Bereich des öffentlichen Sektors von der Gesetzgebung über die Verwaltung bis hin zur Rechtssprechung vor großen Veränderungen.

Was beinhaltet das Thema E-Government?

Beim Thema E-Government geht es sowohl um Prozesse innerhalb der öffentlichen Verwaltung als auch um die Abwicklung von Vorgängen zwischen Bürger und Staat, dem Staat und der Wirtschaft sowie der Kooperation der Verwaltung mit nicht staatlichen Organisationen.
Hinter dem Begriff E-Government steht aber mehr als nur die Verwendung einfacher EDV-Programme für die öffentliche Verwaltung. E-Government umfasst unter anderem Informationsdienste wie Bürgerinformationssysteme, Informationssysteme zur Förderung des Tourismus, Auskunftssysteme im Rahmen der Wirtschaftsförderung, Fachinformationssysteme innerhalb der Verwaltung und sonstige Wissensdatenbanken. Diese Informationsdienste können um weitere Kommunikationslösungen mit Dialog- und Partizipationsmöglichkeiten erweitert werden. Dies reicht von einfachen Lösungen wie Chats, Newsletter, Expertenforen und Messageboards bis hin zu komplexen Anwendungen wie Videokonferenzen und Onlinewahlsystemen.

Wo liegen die Herausforderungen beim E-Government?

Ein sehr wichtiges Anwendungsfeld für E-Government ist die Bereitstellung von Formularlösungen. Hierzu gehören alle Formen von Formularen, angefangen von auf Papier auszudruckenden, handschriftlich auszufüllenden und mit der Post zurückzusendenden PDF-Dateien über Lösungen, die nach Abschluss der Dateneingabe die Formulardaten per E-Mail weitergeleitet werden bis hin zu Online-Formularen, die direkt ausgefüllt und anschließend automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität überprüft und sofort zur Weiterbearbeitung an den zuständigen Sachbearbeiter versandt werden.
Dabei sind diese elektronischen Formulare nur der erste Schritt zu Online-Transaktionen. Neben der elektronischen Annahme zählen hierzu insbesondere auch die elektronische Bearbeitung eines Antrages oder Auftrages mit Hilfe von elektronischen Akten- und Workflowsystemen sowie Entscheidungsunterstützungssystemen. Mit solchen Systemen können z.B. Aktenverfolgungsverfahren angelegt werden.

Erfahrungen aus dem ECommerce fließen ein

Ein weiteres Anwendungsgebiet sind Lösungen aus dem Bereich Electronic Commerce (ECommerce)

Hierfür sind beispielhaft elektronische Marktplätze für die Beschaffung von Gütern und Ausschreibungssysteme zu nennen. Selbstverständlich spielen in diesem Zusammenhang auch die verschiedenen elektronischen Zahlungssysteme eine Rolle, die auch eine elektronische Bezahlung von Verwaltungsdienstleistungen oder die Auszahlung finanzieller Leistungen ermöglichen.
Ein weiterer Bestandteil von E-Government ist zudem die Zustellung von Bescheiden, Dienstleistungen und Produkten öffentlicher Dienststellen (E-Service).
Diese Gruppe umfasst die automatisierte Erstellung von Verwaltungsbescheiden, Zulassungen und Genehmigungen sowie deren Versendung (EService Delivery).
Über alle diese Anwendungsgebiete verteilt finden sich elektronische Abbildungen von herkömmlichen vorgangsbearbeitenden Geschäftsprozessen (EWorkflow), die verwaltungsintern und -übergreifend angelegt und miteinander verknüpft sein werden. Die Abwicklung dieser Prozesse wird durch Dokumentenmanagementsysteme, Systeme zur Registrierung und Archivierung, zur Bearbeitung in verschiedenen Abteilungen und zur Ablaufgestaltung systematisiert und damit erleichtert.

Mehr Transparenz und Bürgernähe durch elektronische Verwaltung?

E-Government eröffnet jedoch nicht nur dem Staat die Möglichkeit effektiver zu arbeiten, ein bedeutender Faktor ist darin zu sehen, dass über alle Interaktionsstufen verteilt elektronisch die Abbildungen von demokratischen Prozessen (E-Democracy) erfolgt und damit für mehr Transparenz und Bürgernähe sorgt.
In diesem Zusammenhang ist auch der Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien für Bürgerinitiativen, Parteien, Politiker, Wahlkämpfe bis hin zur Durchführung von Wahlen und Volksabstimmungen zu nennen.
Die Förderung demokratische Prozesse durch die Möglichkeiten elektronischer Medien ist sicherlich ein weiterer Schwerpunkt der mit Hilfe von E-Government möglich wird.
Entscheidend für den Erfolg von E-Government-Projekten wird sein, ob diese einen spürbaren Mehrwert für den Bürger und den Bearbeiter bringen.

Erfolg durch konkreten Nutzen?

Nur wenn durch die elektronisch angebotenen Verwaltungsdienstleistungen für die Anwender ein zusätzlicher Nutzen geschaffen wird, werden diese sich gegenüber traditionellen Arbeitsweisen und -strukturen durchsetzen können. Dies setzt aber auch voraus, dass Institutionen der öffentlichen Verwaltung einen tiefgreifenden Reformprozess durchlaufen. Dies umfasst z.B. die Neugestaltung des Verhältnisses zwischen Politik und Verwaltung, die Erhöhung der Partizipationsmöglichkeiten von Bürgern, der Rückbau des Staates und die Herstellung eines wettbewerbsähnlichen Umfeldes. Zentrale Bedeutung kommt dabei auch dem Management von Verwaltungssprozessen zu. Insbesondere die Geschäftsprozessoptimierung, die auch als Business Reengineering oder Business Process Reengineering bezeichnet wird, ist im privatwirtschaftlichen Bereich ein bereits weitverbreitetes Instrument zur Minimierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und -kosten und zur Maximierung von Flexibilität und Kundennutzen.
Der zusätzliche Nutzen des Business Reengineering kann sich in Beschleunigung, Service- und Qualitätsverbesserung, Organisationsverbesserungen, Kostenreduktion sowie in einer durch Transparenz und Leistungsfähigkeit verbesserten Legitimation des öffentlichen Handelns niederschlagen.

Was ist bei der Einführung zu beachten?

Bei der Durchführung von Umgestaltungen in der öffentlichen Verwaltung müssen neben einer detaillierten Analyse der Benutzeranforderungen vielfältige Gesetze, Erlasse und Richtlinien, aber auch weiche Faktoren wie Mitarbeitereinstellungen oder Traditionen berücksichtigt werden. Die Einflüsse dieser Rahmenbedingungen sollten sinnvollerweise schon in die Planung der Reorganisationsmaßnahmen eingehen.
Wie immer die Lösungen im Einzelnen auch gestaltet werden, für die öffentliche Verwaltungen besteht mit der Einführung der elektronischen Medien und der zunehmenden Verbreitung des Internets eine große Chancen, ihre internen Abläufe und ihre Serviceleistungen zu verbessern und den Bürger mehr als bisher als Kunden zu betrachten.

Dieser Artikel stammt aus dem E-Commerce-Info-Dienst der WEBAGENCY (http://www.webagency.de) und wurde von André Rötter vefasst. Die WEBAGENCYkonzipiert und realisiert E-Commerce- und E-Business-Lösungen für die Industrie, den Handel, die Dienstleistungsbranche und die öffentliche Hand.

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