http://www.webagency.de/loesungen/extranet.htm 28. Juni 2017
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Extranet

Herausforderung und Zielsetzung

  • Kommunikation und Interaktion sehen Sie als Chance für das Erreichen von langjähriger Zufriedenheit und die Bindung Ihrer Kunden und Geschäftspartner?
  • Sie wollen Ihren Zielgruppen, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner etc. einen höheren Mehrwert bieten und sie dadurch langfristig binden?
  • Dann prüfen Sie die Vorteile und Möglichkeiten eines Internetgestützten Extranets:

    Die Möglichkeiten der Kundenbindung über das Internet in Form eines Extranets sind vielfältig. Über ein Extranet können Sie Ihren angeschlossenen Kunden, Händlern oder anderen Partnern einen überbetrieblicher Datenaustausch ermöglichen. Die angeschlossenen Parteien erhalten somit einen Direktzugriff auf freigeschaltete unternehmensinterne Datenquellen. Dies könnte beispielsweise den Austausch der aktuellsten Preis- und Angebotstabellen, über aktuellste Lagerbestandwerte bis zum vollelektronischen Rechnungsabgleich erfolgen. Die Vorteile dieser Form des Datenaustauschs fördert nicht nur die Kundenbindung, sondern ermöglicht Ihnen insbesondere die Optimierung der Prozesse.

    Ein Extranet ist somit mit dem bereits bekannten Electronic-Data-Interchange- Verfahren (EDI) verwandt. Hier konnten jedoch nur stark strukturierte Dokumente, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine, etc. in Form der EDIFACT-Norm übertragen werden. Über ein Extranet kann aber grundsätzlich jede beliebige Information überbetrieblich ausgetauscht werden. Die Bindungen der angeschlossenen Unternehmen (Kunden, Partner, etc.) werden somit stärker. Eine vorherige Strukturierung der Daten ist nicht mehr notwendig. Ausgetauscht werden könnten neben Dokumente und Programme ebenso Sprache und Video. So könnte sich bei häufig notwendigen persönlichen Gespräche das Ersetzen von Festnetz- durch Extranettelefongespräche entscheidend lohnen. Hier könnte zusätzlich die Möglichkeit von Bildübertragungen bezahlt machen. Das hierbei die Kosten gleich hoch oder geringer ausfallen, als bei den Festnetzanschlüssen, stellt einen weiteren Faktor dar.

    So bestechend sich die möglichen Vorteile darstellen, so herausfordernd sind auch die möglichen Problemaspekte, auf die bei der Realisierung eines Extranets zu achten ist. Bereits die inhaltliche Konzeption eines Extranets erfordert einen immensen Aufwand. So müssen beispielsweise Oberflächen gestaltet und Inhaltsstrukturen erst grundsätzlich konzipiert werden und stets mit den angeschlossenen Partnern abgeglichen werden. Schließlich sind sie es, welche das gemeinsame Extranet auch tagtäglich nutzen sollen. Auch die notwendigen Interaktionsstrukturen und -elemente müssen konzipiert und gemeinsam beschlossen werden. Sollte die Konzeption als vollständiges Anforderungsprofil vorliegen, steht die technische Realisierung bevor. Basis für eine effektive und zeitnahe technische Umsetzung stellt ein vollständiges technisches Pflichtenheft dar. Hier müssen sämtliche Aspekte des Extranets (Frontend, Administration, Technische Basen, Sicherheit, etc.) exakt definiert werden. Neben der tatsächlichen Realisierung stellt meist die Organisation eines solchen Projekt, einen weiteren möglichen Stolperstein dar. Sämtliche Beteiligten über das ganze Projekt "bei der Stange" zu halten und gleichzeitig zeitnahe und von allen Seiten getragene Entscheidungen zu erreichen, sind die Aufgaben des Projektmanagements.

    Leistungsbeschreibung

    • Wir unterstützen Sie bei der Entwicklung passwortgeschützter Bereiche für Ihre verschiedenen Zielgruppen durch ein Extranet.
    • Wir dokumentieren Ihre Anforderungen und stimmen diese mit Ihrem Unternehmen ab.
    • Sie erhalten von uns die Unterstützung bei der Koordination der Anforderungen aus den internen Bereichen, sowie Ihrer externer Partner.
    • Sie erhalten eine individuell erstellte und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Konzeption Ihrer Extranet-Lösung in den Bereichen
      • Front-End -Gestaltung der gesamten Nutzeroberfläche mit einer kundenorientierten intuitiven Navigation
      • Administration - Oberfläche für die Pflege und Wartung der Site
      • Technische Basis - Analyse der bestehenden Hard- und Softwareinfrastrukturen und Definition notweniger Ergänzungen
      • Sicherheit - Definition des Zugangsgestaltung der verbunden Systemen
      • Definition der Integration von Anwendungen
      • Definition der bestehenden Datenquellen und deren Strukturen
    • Sie erhalten ein Webdesign, welches entsprechend Ihrer Corporate Identity Vorgaben gestaltet wurde
    • Sie erhalten für die technische Realisierung einen kompetenten Partner der in interdisziplinären Teams Ihr Projekt vorantreibt
    • Wir unterstützen Sie durch effektives Projektmanagement und Consulting über den gesamten Projektzeitraum
    • Sie erhalten von der Erfassung der Anforderungen, über die Konzeption bis zur Realisierung alle Leistungen aus einer Hand

    Geplante Ergebnisse

    Als Ergebnis der Feinkonzeptionsphase wird ein Pflichtenheft erstellt, welches die Abläufe des Extranets sowohl im Front-End als auch im Back-End exakt definiert. Sämtliche Gesprächsprotokolle werden in MS Word erstellt. Ein Projektplan über den gesamten Projektzeitraum wird in MS Projekt ausgearbeitet. Eine ausführliche Dokumentation über die gesamte Soft- und Hardwarekonfiguration wird erstellt. Programmierleistungen werden erstellt und eine vollständige Einweisung in das System, sowie eine Dokumentation wird abgeliefert. Alle Konzeptpapiere sowie Entscheidungsgrundlagen, Prüfergebnisse und Dokumentationen werden in MS Word erstellt.

    Nutzen für Ihr Unternehmen

    Nutzen Sie die Möglichkeiten, mit dem Aufbau eines Extranets, Ihre Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten
    • mit zielgruppenspezifischen Angeboten binden Sie Ihre verschiedenen Zielgruppen näher an Ihr Unternehmen.
    • Durch die direkten und schnellen Kontaktwege über das Internet sparen Sie Zeit und Geld.
    • Im Gegensatz zum herkömmlichen EDI-Verfahren ist der Austausch unstrukturierter Information problemlos möglich: Briefe, Informationsmaterial, etc. können in elektronischer Form transportiert werden. Standards wie EDIFACT müssen nicht eingehalten werden.
    • Extranets werden auf Basis der Internet-Technologie aufgebaut. Letztere zeichnet sich durch weltweit einheitliche Standards aus. Extranets lassen sich deshalb sehr viel schneller installieren, die zugrundeliegenden Mechanismen sind millionenfacherprobt und Applikationen sind in großer Zahl vorhanden (z.B. Telefonie-Software).
    • Nutzen Sie die Kostenvorteile: Durch die Internettechnologie kostet eine Extranet-Anbindung nur einen Bruchteil einer herkömmlichen EDI-Verbindung. Somit auch kleinere Partner problemlos in die System-Umgebung eingebunden werden.
    • Wenn Ihr Unternehmen bereits EDI-Nutzer ist, können bisherigen EDI-Transaktionen auch über eine Extranet-Infrastruktur abgewickelt werden. Standards für die Dateninhalte (EDIFACT) können weitergenutzt werden, ohne den Beschränkungen zu erliegen.
    • Jede unstrukturierte Information, die in elektronischer Form im eigenen Unternehmen vorliegt, kann Kunden, Partnern etc. zur Verfügung gestellt werden. Die Empfänger sind somit in der Lage diese direkt weiterverarbeiten zu können.
    • Verbessern Sie die Zusammenarbeit. Erfassen sie transparent aktuelle Bedarfe und stimmen Sie technische Prozesse zeitnah ab.
    • Nutzen Sie Ihre Daten optimal - vermeiden Sie redundante Datenspeicherung! Ermöglichen Sie Ihren Partnern und Kunden Dokumente (Vertragswerke, AGBs, etc.). jeweils in der aktuell und identischen Basis zu verfolgen.
    • Öffnen Sie sich Ihren Partnern und optimieren Sie Prozesse! Interne Datenbanken können- natürlich mit frei wählbarer Einschränkung - den Partnern direkt und einfach zugänglich gemacht werden.

    Vorgehensweise / Milestones

    Der Aufbau eines Extranets verläuft über mehrere Schritte:
    • Kick-off-Treffen mit den Projektbeteiligten zur Analyse der Anforderungen und Definition des Projektes
    • Formulierung strategischer Ziele; Priorisierung der Ziele
    • Definition der zu erreichenden Zielgruppen
    • Befragung (durch persönliche Gespräche und/ oder einen Fragebogen) der definierten Zielgruppen, um deren Bedürfnisse/ Wünsche festzustellen
    • Bedarfs- und Konkurrenzanalyse zur Definition der Anforderungen
    • Erstellung eines Anforderungskataloges (Pflichtenheft)
    • Analyse der bestehenden Datenbankstrukturen
    • Evaluation und Analyse möglicher Software-Anbieter
    • Erstellung eines technischen Pflichtenheftes als Grundlage für die Realisierung
    • Erstellung des Screendesigns auf Grundlage des Pflichtenhefts
    • Beschaffung, Strukturierung, Installation und Konfiguration notwendiger Soft- und Hardware
    • Technische Realisierung des Extranets (Programmierung und Anpassung)
    • Durchführung von Systemtests
    • Projektmanagement und Consulting über den gesamten Projektzeitraum

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