http://www.webagency.de/projektleitfaden/betrieb.htm 18. Dezember 2017
WEBAGENCY E-Commerce Solutions
    
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Phase 4: Inbetriebnahme / Betrieb Betrieb

In der vorhergehenden Realisierungsphase haben Sie den technischen Rahmen Ihrer E-Business-Lösung erstellt. Nun müssen Sie Ihrer Lösung "Leben einhauchen" und sie im Unternehmen und am Markt einführen. Dies ist der Kern der Inbetriebnahmephase.

In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf Fragen wie:
  • Wie bekommen Sie Daten (Produktinformationen) und Inhalte (Texte und Bilder) ins System?
  • Wie regeln Sie die Pflege Ihrer E-Business-Lösung?
  • Wie führen Sie Ihre E-Business-Applikation ein?
  • Wie bekommen Sie möglichst viele Kunden auf Ihre Website?
In der Inbetriebnahmephase durchlaufen Sie folgende Schritte
  1. Befüllen Sie Ihr E-Business-System mit Daten
  2. Arbeiten Sie die Mitarbeiter ein, die Ihre E-Business-Lösung pflegen
  3. Führen Sie Ihre E-Business-Lösung im Unternehmen ein
  4. Führen Sie Ihre E-Business-Lösung am Markt ein

Schritt 1: Befüllen Sie Ihr E-Business-System mit Daten

Um eine E-Business-Lösung nutzen zu können, müssen sie sinnvolle Daten in Ihr System hineinbringen. Bei einem CMS oder Portal handelt es sich beispielsweise um Textinhalte, Bildinhalte und multimediale Elemente, die in das System eingegeben werden müssen. Bei einem Online-Produktkatalog bzw. Online-Shop sind es Produktinformationen und -beschreibungen, die in Ihr Online-System eingegeben werden müssen.

Dafür haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Sie geben die Daten entweder manuell in Ihr E-Business-System ein oder Sie übernehmen die Daten elektronisch aus einem externen System. Dies können externe Systeme wie ein Produktionsplanungsystem (PPS) sein, aus dem Sie Produktstammdaten (z.B. Artikelbeschreibungen) in Ihren Online-Katalog übernehmen, oder ein Altsystem wie ein Content-Management-System, aus dem Sie Daten in Ihr neues Internet-Portal übernehmen. Für die Datenübernahme müssen Sie entsprechende Migrationstools konzipieren und entwickeln.

Gleichgültig ob Sie die manuelle Eingabe oder die automatische Datenübernahme durchführen: Nach Eingabe bzw. Übernahme der Daten überprüfen Sie die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten. Alles was im Internet den End-Benutzern angezeigt wird, sollten Sie einem Prüfungs- und Freigabeprozess unterziehen.

Checkliste:
  • Datenersteingabe
    • Die (Text-)Inhalte wurden aufbereitet und in ein geeignetes textliches Format ("Web-Writing" - Texterstellung für das Internet) gebracht?
    • Die Bilder und multimedialen Inhalte wurden aufbereitet und in ein internettaugliches Format gebracht?
    • Die Inhalte wurden vollständig in das System eingegeben?
    • Die Inhalte wurden auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft und zur Veröffentlichung im WWW freigegeben?
  • Migration von Daten aus externem System oder Altsystem in neue E-Business-Lösung
    • Die Daten im externen System bzw. Altsystem wurden hinsichtlich Format, Struktur und Vollständigkeit analysiert? Die Resultate der Analyse wurden schriftlich dokumentiert und mit den Verantwortlichen für die Daten besprochen?
    • Ein Migrationstool zur Übernahme der Daten (Datenimport) wurde konzipiert und realisiert?
    • Der Import der Daten wurde durchgeführt? Die Daten sind vollständig und inhaltlich richtig ins Zielsystem übernommen worden? Die Daten wurden entsprechend überprüft und zur Veröffentlichung im WWW freigegeben?
    • Eine schriftliche Aufstellung, für welche Daten eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist, wurde erstellt? Verantwortlichkeiten und Termine für die manuelle Nachbearbeitung wurden verbindlich vereinbart und dokumentiert?

Bei diesem Projektschritt können Sie sich durch die WEBAGENCY E-Commerce AG unterstützen lassen. Hier erfahren Sie mehr über unser Leistungsangebot >>> Content-Aufbereitung <<< .

Wir beraten Sie gerne ausführlich und unverbindlich. Kontaktieren Sie uns!

Schritt 2: Arbeiten Sie die Mitarbeiter ein, die Ihre E-Business-Lösung pflegen

Für den reibungslosen Betrieb Ihrer E-Business-Lösung benötigen Sie eine Kernmannschaft, die das System wartet und pflegt. Ihre Mitarbeiter müssen dafür wahrscheinlich neue Kenntnisse erwerben, die Sie Ihnen in entsprechenden Trainings vermitteln. Sie müssen hierfür Schulungsinhalte vorbereiten und eine Terminplanung der Schulungsmaßnahmen durchführen.

Wenn die E-Business-Lösung als internes Informationssystem genutzt wird, ist es eventuell sinnvoll, Schulungen nicht für die Administratoren, sondern für alle Mitarbeiter durchzuführen. Dies wird die Einführungszeit der Lösung verkürzen und die Akzeptanz unter den Mitarbeitern erhöhen.

Checkliste:
  • Ein Schulungskonzept für die Einweisung der Mitarbeiter wurde entwickelt? Entsprechende Schulungsunterlagen wurden erstellt? Schulungstermine wurden anberaumt und die Mitarbeiter dazu eingeladen?
  • Alle betroffenen Mitarbeiter haben die Schulung absolviert und die benötigten Kenntnisse zur Benutzung und Pflege der E-Business-Lösung erworben?
  • Kontinuierliche akzeptanzfördernde Maßnahmen zur Annahme der E-Business-Lösung durch die Mitarbeiter wurden festgelegt und initiert?

Schritt 3: Führen Sie Ihre E-Business-Lösung im Unternehmen ein

Im nächsten Teilschritt lassen Sie die Arbeit mit der E-Business-Lösung im Unternehmen schrittweise Wirklichkeit werden. Dazu gehört die Anpassung der Arbeitsabläufe und die Verteilung der Verantwortlichkeiten für die Pflege und Nutzung des E-Business-Systems.

Für folgende Gebiete sollten Sie Abläufe und Verantwortlichkeiten definieren:
  • Sicherstellung des technischen Betriebs der E-Business-Lösung (Hardware- und Software-Wartung)
  • Datenpflege (z.B. Verwaltung und Aktualisierung von Inhalten in einen Content-Management-System, Pflege von Produktdaten in einen Online-Shop, Pflege von Kundendaten in einer CRM-Lösung etc.)
  • Nutzung der E-Business-Lösung (z.B. Bearbeitung eingehender Anfragen per E-Mail, Abwicklung eingehender Bestellungen etc.)
Checkliste:
  • Die Verantwortlichkeiten für die Pflege und Wartung der E-Business-Lösung wurden verbindlich vereinbart und an die Mitarbeiter kommuniziert? Die Mitarbeiter, die für den Betrieb und die Wartung der Lösung verantwortlich sind, wurden benannt?
  • Alle Vereinbarung wurden in einem schriftlichen Betriebs- und Administrationskonzept niedergelegt, das Rollen und Rechte der Administratoren beschreibt? Notfallpläne, die bei einem Ausfall der Lösung greifen, wurden erstellt?
  • Die Arbeitsabläufe (und Geschäftsprozesse) wurden an die E-Business-Lösung angepaßt oder neue Abläufe wurden festgelegt? Die Prozesse wurden modelliert und in einer entsprechenden Prozessbeschreibung dokumentiert?
  • Die neuen oder veränderten Prozesse wurden an die Mitarbeiter kommuniziert? Es wird dafür Sorge getragen, dass diese Prozesse eingehalten werden?

Schritt 4: Führen Sie Ihre E-Business-Lösung am Markt ein

Krönender Abschluss des Projektes ist die Einführung Ihrer E-Business-Lösung am Markt.

Jedoch ist es mit dem einfachen Freischalten der Lösung auf der URL-Adresse nicht getan. Ähnlich einer Produkteinführung ist die "Live-Schaltung" des Systems - die E-Business-Lösung mit den freigeschalteten Funktionen steht den Nutzern im Internet zur Verfügung - eine Aufgabe die Planung und Koordination im Marketing beansprucht.

Schritte zum erfolgreichen "Launch" der E-Business-Lösung:
  • Arbeiten Sie den Nutzen der E-Business-Lösung deutlich heraus. Involvieren Sie hierbei sämtlichen relevanten Abteilungen in Ihrem Unternehmen (Marketing, Vertrieb, Produktion, Forschung und Entwicklung, etc.)
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Marketing-Varianten. Welche Offline- bzw. Online-Marketingmaßnahmen kommen grundsätzlich in Frage? Welche Konzepte und Werbeformen bieten sich für Ihr Business und Ihre Kunden an?
  • Definieren Sie Ihre Zielgruppe. Welche Zielgruppe soll gezielt angesprochen werden? Welche Kommunikationskanäle bieten sich für die einzelnen Zielgruppen an? Welche Offline- und Online-Varianten sollten durchgeführt werden? Können einzelne Zielgruppen als "Meinungsführer" bezeichnet und nochmals gezielt angesprochen werden?
  • Definieren Sie Ihre Marketingziele, planen und konzipieren Sie Ihre Maßnahmen und erstellen Sie einen klaren Kampagnen-Plan. Ähnlich der Realisierung des E-Business-Projektes wird sich auch hier Planungen im Vorfeld auszahlen.
  • Beachten Sie die möglichen Anforderungen für die definierten Marketing-Maßnahmen. Online-Marketing-Maßnahmen sind zwar im Vergleich zu den herkömmlichen Marketing-Aktionen relativ kostengünstig, benötigen dafür jedoch unter Umständen detailliertere Planungen bzw. Soft- oder Hardware-Komponenten.
  • Achten Sie auf Kontrollinstrumente für die Erfolgsmessung Ihrer Marketing-Aktivitäten. Erheben Sie die relevanten Kennzahlen und planen Sie die regelmäßige Auswertung dieser Daten. Prüfen Sie mögliche Analyse-Tools, die Ihnen wichtige Informationen zu Ihren Kunden und Interessenten bieten können.
Checkliste:
  • Eine Testphase Ihrer E-Business-Lösung mit Beta-Usern (Test-Benutzern) wurde konzipiert? Entsprechende Test-Benutzer (z.B. ausgewählte Kunden) wurden identifiziert und zur Mitarbeit gewonnen? Das Feedback der Benutzer wurde ausgewertet? Anregungen und konstruktive Kritik wurden aufgegriffen und umgesetzt?
  • Den Nutzen der E-Business-Lösung haben sie vorab bereits deutlich herausgearbeitet und marketingoptimiert verfasst? Die Zielgruppe für ihre geplanten Marketing-Aktivitäten sind definiert? Sie wissen welche Maßnahmen sich zur Promotion Ihrer E-Business-Lösungen anbieten? Die Möglichkeiten des Online-Marketings für Ihr Unternehmen haben Sie geprüft? Ein entsprechender schriftlicher Promotionsplan wurde erstellt und verabschiedet? Mögliche Anforderungen an Hard- und Software sind erfasst und werden koordiniert.
  • Werkzeuge zur Erfolgsmessung (Analyse von Zugriffszahlen und Benutzerverhalten [Usertracking]) wurden implementiert? Die damit ermittelten Kennzahlen werden regelmäßig ausgewertet und interpretiert? Auf dieser Basis werden kontinuierlich Verbesserungsmaßnahmen beschlossen und umgesetzt?

Bei diesem Projektschritt können Sie sich durch die WEBAGENCY E-Commerce AG unterstützen lassen. Hier erfahren Sie mehr über unser Leistungsangebot >>> Webmarketing-Konzeption <<< .

Wir beraten Sie gerne ausführlich und unverbindlich. Kontaktieren Sie uns!


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Dieser Leitfaden wurde vom E-Business Consulting-Team der WEBAGENCY (http://www.webagency.de) erstellt. Die WEBAGENCY E-Commerce AG konzipiert und realisiert E-Commerce- und E-Business-Lösungen für die Industrie, den Handel, die Dienstleistungsbranche und die öffentliche Hand.

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