http://www.webagency.de/projektleitfaden/management.htm 22. August 2017
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Projektmanagement Projektmanagement

Sie wollen Ihr Projekt erfolgreich in der geplanten Zeit und zu den festgelegten Kosten abwickeln? Diese Ziel erreichen Sie mit einem professionellen Projektmanagement.

In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf Fragen wie:
  • Wie setzen Sie Ihr E-Business-Projekt so auf die Schiene, dass es reibungslos läuft?
  • Wie steuern Sie Ihr Projekt wirkungsvoll?
Beim Projektmanagement führen Sie begleitend zu den anderen Phasen folgende Schritte durch:
  1. Definieren Sie Ihre Projektanforderungen klar und eindeutig
  2. Strukturieren Sie Ihre Projektaufgaben
  3. Bauen Sie eine Projektorganisation auf
  4. Sorgen Sie für eine gute Kommunikation und Dokumentation
  5. Führen Sie eine wirksame Projektsteuerung durch

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Projektanforderungen klar und eindeutig!

Kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor? Ein Projekt startet mit viel Begeisterung und Elan. Alle Beteiligten stürzen sich in die Aktivitäten, konzipieren und programmieren wie die Wilden. Und plötzlich zeichnet ab, dass das Projekt irgendwie in eine falsche Richtung läuft. Die Ziele haben sich geändert. Die bisher erarbeiteten Ergebnisse passen nicht mehr zu den neuen Zielen: Eigentlich hätte man etwas ganz anderes gebraucht. Die Projektmitarbeiter verlieren die Lust. Das Projekt verläuft im Sand und kommt zu keinem erfolgreichen Ende.

Die Ursachen sind fast immer ähnlich: Das Projekt wurde begonnen, ohne dass die Projektziele klar sind. Vor dem eigentlichen Projektstart wurden die Anforderungen an das Projekt nicht ausreichend definiert. Es wurde vergessen, wichtige Projektbeteiligte mit ins Boot zu holen.

Damit Ihr Projekt richtig vom Start kommt, müssen die Anforderungen und Erwartungen an das Projekt klar und eindeutig formuliert werden. Vor Projektstart müssen einige Fragen geklärt werden:
  • Wer sind die Stakeholder (Beteiligte/Betroffene) des Projekts? Also: Wer sind Auftraggeber/Geldgeber, Auftragnehmer, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Anwender/Nutznießer der zu erstellenden E-Business-Lösung sowie weitere Betroffene?
  • Was sind die Projektziele? Welche davon sind "Muss-Ziele" und welche sind "Soll-" oder "Kann-Ziele" bzw. "Nice to have"?
  • Welche Wege zu diesen Zielen gibt es? Gibt es mehrere Wege? Wenn ja, welche ist die nach Kosten/Nutzen beste Alternative?
  • Für wann sind Projektstart und Projektende geplant?
  • Welche wesentlichen Aufgaben sind zu erledigen?
  • Welche Risiken und Besonderheiten sind im Projekt zu beachten?
  • Welche Veränderungen werden sich durch das Projekt ergeben?
  • Welche Aufgaben sind nicht in diesem Projekt zu bearbeiten?
Solche Fragen klären Sie am besten in einem Projektdefinitions-Workshop. Hierzu bringen Sie ein kleines Kernteam aus den wichtigsten Beteiligten und Betroffenen zusammen und finden Antworten.

Checklisten:
  • Sie haben die Stakeholder Ihres E-Business-Projektes identifiziert?
  • Sie haben einen Projektdefinitions-Workshop durchgeführt, an dem die wichtigsten Stakeholder teilgenommen haben? In den Projektdefinitions-Prozess wurden frühzeitig Vertreter der Unternehmensleitung involviert?
  • Im Rahmen des Workshops wurden obige Fragen diskutiert und gemeinsame Antworten gefunden? Die Ergebnisse des Workshops wurden schriftlich dokumentiert?
  • Auf Basis der Workshop-Ergebnisse wurde bei der Unternehmensleitung ein formaler Projektantrag gestellt und genehmigt?

Schritt 2: Strukturieren Sie Ihre Projektaufgaben!

Die Praxis zeigt, dass die Komplexität von E-Business-Projekten häufig unterschätzt wird. Die Konsequenzen sind stets dieselben: E-Business-Projekte dauern länger und sind teurer als geplant. Typische Probleme: Bei der Vorplanung wird der Zeitaufwand für manche Arbeitspakete zu gering angesetzt. Manchmal wird auch einfach vergessen, wichtige Aufgabenblöcke zu berücksichtigen. Solche Fehler werden Ihnen nicht passieren, wenn Sie Ihre Projektaufgaben im Vorfeld eines Projektes vernünftig planen. Ordnen Sie alle wesentlichen Projektaufgaben und gliedern Sie die in Teilprojekte und Arbeitspakete. Sie benötigen eine möglichst vollständige Übersicht über alle wesentlichen Projektaufgaben und eine realistische Aufwandsschätzung für diese Arbeitspakete. Unser E-Business Projektleitfaden hilft Ihnen, sich den nötigen Durchblick zu verschaffen. Ziel ist die Erarbeitung eines Projektstrukturplans, der die Aufgaben beschreibt und festlegt, wer für welche Bereiche verantwortlich sein soll. Gehen Sie in folgenden Schritten vor:
  1. erschaffen Sie sich einen groben Überblick, in welche Teilprojekte sich Ihr Projekt gliedert. Richtschnur sollte NICHT die zeitliche Abfolge der Aktivitäten sein. Statt dessen gliedern Sie Ihr Projekt nach fachlichen Aspekten in Teilprojekte. Beispiel: Teilprojekt 1 ist "Erarbeitung E-Business-Konzept"; Teilprojekt 2 ist "Erstellung der Textinhalte für Ihre Website"; Teilprojekt 3 ist "Programmierarbeiten" etc. Diese Teilprojekte sollten möglichst eindeutig voneinander abgegrenzt sein. Erstellen Sie einen grafischen Projektstrukturplan, der die Teilprojekte visualisiert.
  2. Untergliedern Sie jedes Teilprojekt dabei wieder in einzelne Arbeitspakete. Ziel ist ein umfassender Überblick, welche Aufgaben Sie in Ihrem Projekt zu erledigen haben. Damit es übersichtlich bleibt, sollten Sie aber nicht zu fein untergliedern.
  3. Planen Sie grob, wann Sie welche Teilaufgaben abschließen wollen. Die Fertigstellung wichtiger Projektaufgaben markieren die Meilensteine in Ihrem Projekt. Anhand dieser Meilensteine können Sie nun die zeitliche Reihenfolgeplanung Ihrer Aktivitäten vornehmen. Erstellen Sie einen ersten Netzplan, der Ihre Projektaktivitäten in eine sinnvolle Reihenfolge bringt.
  4. Nehmen Sie eine erste Schätzung vor, wieviel Aufwand (Arbeitszeit, Kosten und Durchführungsdauer) mit jedem Teilprojekt verbunden sind. So erhalten Sie einen Überblick, mit welchen Terminen und Kosten Sie in Ihrem Projekt rechnen müssen.
Nun haben Sie einen gute Vorplanung gemacht, mit der Sie Ihr Projekt starten können. Und denken Sie daran: Nur niedergeschriebene Pläne sind Pläne!

Checkliste:

  • Sie haben Ihr Projekt in abgegrenzte Teilprojekte untergliedert? Die fachliche Struktur Ihres Projektes wurde in einem schriftlichen Projektstrukturplan (kein Netzplan!) dokumentiert?
  • Für den Abschluß wichtiger Arbeitspakete im Projekt wurden Meilensteine definiert?
  • Der zeitliche Ablauf des Projektes wurde in einem separaten schriftlichen Netzplan dokumentiert?
  • Für die Arbeitspakete wurde eine realistische Zeit- und Kostenschätzung durchgeführt? Die Ergebnisse dieser Schätzung sind schriftlich dokumentiert?
  • Die Ergebnisse der Projekt(vor-)planung wurden in einem Kick-off-Meeting an alle betroffenen Projektmitarbeiter kommuniziert?
Netzplan Projektstrukturplan

Klicken Sie bitte auf die jeweiligen Bilder, um eine größere Ansicht zu erhalten.

Schritt 3: Bauen Sie eine Projektorganisation auf!

Für ein erfolgreiches E-Business-Projekt benötigen Sie eine vernünftige Mannschaft, die gut miteinander arbeitet. Es ist fast wie beim Fussball: Selbst wenn Sie 11 sehr gute Spieler haben, gewinnen Sie keinen Blumentopf, wenn das Zusammenspiel nicht stimmt.

In ein typisches E-Business-Projekt sind die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche involviert: Geschäftsleitung, Marketing, Vertrieb, Einkauf, EDV etc. Aus diesen Bereichen rekrutieren Sie gute Spieler, aus den Sie Ihr Projektteam zusammenstellen. Das Zusammenspiel wird über eine klare Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt geregelt. Der Aufbau der einer professionellen Projektorganisation ist einer der Schlüssel zum Erfolg. Sie setzt sich aus folgenden wesentlichen Instanzen zusammen, die Sie in Ihrem Projekt installieren:
  • Projektsteuerungs-Gremium
    Das Projektsteuerungs-Gremium (PSG) ist die oberste Lenkungskreis in Ihrem Projekt. Das PSG
    • legt fest, wer die Projektleitung übernimmt.
    • beurteilt und bestätigt die Projektplanung des Projektleiters für die einzelnen Projektphasen (Ziele, Termine, Budget)
    • bestätigt die Projektmitarbeiter auf Vorschlag des Projektleiters.
    • überwacht regelmäßig den Fortschritt des Projektes.
    • entscheidet über alternative Vorgehensweisen und Änderungen bei ausserordentlichen Projektsituationen.
    Die Projektleitung berichtet an das PSG und sollte in diesem Gremium auch vertreten sein. Ein Vertreter der Geschäfts(bereichs-)leitung sollte ebenfalls im PSG mitwirken. Damit wird nach außen die Bedeutung des E-Business-Projektes signalisiert.


  • Projektleitung
    Die Projektleitung plant und steuert die operative Umsetzung des Projektes. Ein typischer Projektleiter führt sein Projektteam und ist selbst Teil des Teams. Der Projektleiter
    • konzipiert, plant und koordiniert die Projekttätigkeiten (Aufstellung Aktivitätenplan)
    • benennt die internen und externen Projektteilnehmer
    • steuert und überwacht den Projektfortschritt.
    • berichtet regelmäßig den Projektstand an das PSG.


  • Projektteams
    Für die Fachaufgaben und das Erledigen der Arbeitspakete holen Sie interne und externe Fachleute an Bord. Die im Projektteam engagierten Mitarbeiter verfügen über die notwendigen Kompetenzen und werden dem Projektleiter unterstellt. Sie werden vom Projektleiter in Abstimmung mit den Linienvorgesetzten bestimmt. Die Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Projektmitarbeiter sollten schriftlich festgelegt werden. Klären Sie ebenfalls rechtzeitig die zeitliche Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter. Für größere, in sich geschlossene, klar abgegrenzte Aufgabenblöcke setzen Sie Teilprojekte auf und installieren entsprechende Teilprojektteams, die der Projektleitung unterstellt werden. Eine geeignete Größe für Arbeitsteams liegt zwischen 2 und 8 Personen. Drei bis vier Personen sind optimal. Auch innerhalb des Teams sollten die Aufgaben und Zuständigkeiten der Teammitglieder klar verteilt sein.
Typische organisatorische Probleme in E-Business-Projekten sind:
  • Unklare Verteilung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Mitarbeiter stehen nur auf dem Papier, nicht aber in der Realität für das Projekt zur Verfügung.
  • Grabenkämpfe zwischen den unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Teilprojekten
  • Fehlende Rückendeckung durch das Top-Management
Mit dem Aufbau einer ordentlichen Projektorganisation beugen Sie solchen Problemen bereits im Vorfeld vor.

Checkliste:

  • Ein Projektsteuerungs-Gremium (PSG) wurde gebildet? Im PSG sind Vertreter der Geschäftsleitung vertreten? Die Besetzung des PSG wurde schriftlich dokumentiert?
  • Ein Projektleiter wurde mit der Durchführung des Projektes beauftragt und offiziell ernannt?
  • Für die fachlichen Projektaufgaben wurden Mitarbeiter (in ausreichender Zahl) für Ihr Projektteam identifiziert und benannt? Die Mitglieder besitzen ausreichendes Know-how für die Erledigung ihrer Projektaufgaben? Die zeitliche Verfügbarkeit der Mitarbeiter (möglicherweise Freistellung mit Entbindung von Tätigkeiten in der Linie) für das Projekt ist mit den jeweiligen Personalvorgesetzten der Mitarbeiter verbindlich (schriftlich) geklärt?
  • Die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Projektmitarbeiter ("Wer ist wofür zuständig?", "Wer entscheidet worüber?") wurden schriftlich festgelegt?
  • Wenn sich Ihr Projekt in unterschiedliche Teilprojekte gliedert, wurde entsprechende Teams für die jeweiligen Teilprojekte gebildet? Rollen, Verantwortlichkeiten und Organisation aller Teilprojektteams sind ebenfalls verbindlich und schriftlich festgelegt worden.
  • Für alle Teilprojekte wurden verantwortliche Teilprojektleiter benannt? Die zeitliche Verfügbarkeit der Teilprojektleiter für das Projekt ist gesichert? Die eingeplanten Teilprojektleiter besitzen eine ausreichende fachliche und persönliche Qualifikation, um Ihr jeweiliges Teilprojekt erfolgreich über die Bühne bringen zu können?
  • Die gesamte Projektorganisation wurde in einem schriftlichen Organigramm dokumentiert? Das Organigramm wurde allen Projektmitarbeitern bekannt gemacht?
  • Die Berichtswege zwischen den Projektgremien sind eindeutig geklärt?
Projektorganisation
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Schritt 4: Sorgen Sie für eine gute Kommunikation und Dokumentation!

Nach dem Aufbau der Projektorganisation haben Sie ein gutes Team beisammen. Jetzt kommt es darauf an, alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten zu lassen. Wenn Sie möchten, dass Ihr Projekt in die richtige Richtung läuft, dann kommt der wirksamen Kommunikation unter den Beteiligten eine Schlüsselrolle zu. Motivieren Sie durch Information!

Die Ziele der Kommunikation sind:
  • Die Projektmitarbeiter wissen über den Gesamtrahmen des und den aktuellen Projektsstand Bescheid. Sie kennen die (inhaltliche und zeitliche) Bedeutung ihrer Aktivitäten für das Projekt und können diese in den Gesamtzusammenhang einordnen. Die Projektmitarbeiter benötigen jederzeit Antworten auf wesentliche Fragen:
    • "Was sind die Ziele und der Nutzen des Projektes?"
    • "Welche Aktivitäten umfasst das Projekt insgesamt?"
    • "Wo stehen wir im Projekt?"
    • "Was ist meine Rolle und mein individueller Beitrag zum Projekt?"
    • "Welche Aufgaben muss ich als Projektmitarbeiter konkret bis wann erledigt haben?"
  • Die Projektleitung weiss über den Arbeitsfortschritt im Projekt Bescheid. Problemsituationen (z.B. Terminverzögerungen, Aufwandsüberschreitungen etc.) und Reibungsverluste (z.B. Konflikte und mangelnde Abstimmung der Beteiligten) werden frühzeitig erkannt und gelöst. Die Projektleitung benötigt kontinuierlich folgende Informationen:
    • "Wie ist der Arbeitsfortschritt bei den einzelnen Arbeitspaketen?"
    • "Wie ist der aktuelle Stand der Teilprojekte?"
    • "Welche Schwierigkeiten haben sich möglicherweise im Projekt ergeben?"
    • "Welche Projektmitarbeiter sind wann verfügbar und können für Projektarbeit eingeplant werden?" "Wer ist nicht verfügbar (z.B. durch Urlaub, Krankheit, Ausbildung etc.) und wird durch wen vertreten?"
Die genannten Informationsziele erreichen Sie über eine klare Strukturierung der Kommunikation und Dokumentation. Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Starten Sie Ihr Projekt mit einem Kick-off-Meeting, auf dem das Projekt präsentiert wird. Laden Sie hierzu alle Projektmitarbeiter und wichtige Stakeholder ein. Präsentieren Sie die Ergebnisse der Arbeitsschritte 1 bis 3 und die Personen, die das Projekt im wesentlichen tragen werden:
    • Ziele des Projektes
    • Projektstrukturplan (Arbeitspakete und Teilprojekte)
    • Zeitplanung und Milestones des Projektes
    • Projektorganigramm
    • Personen (insbesondere PSG, Projektleiter)
  2. Installieren Sie einen Jour fixe als regelmäßige Veranstaltung (z.B. immer montags 15:00 Uhr), auf der Sie den momentanen Status und alle wichtigen Angelegenheiten im Projekt besprechen:
    • Arbeitsfortschritt bei den Arbeitspaketen / Teilprojekten und Termine
    • Schwierigkeiten und Probleme
    • Personaleinsatzplanung
    • Änderungen der Projektanforderungen etc.
  3. Führen Sie nach Bedarf weitere Projektbesprechungen durch. Das Spektrum kann von Telefonkonferenzen bis hin zu Workshops reichen. Telefonkonferenzen eignen sich gut zur Abstimmung der Projektbeteiligungen bei operativen Projektaufgaben. Workshops sind nützlich, wenn es um die Ermittlung und Abstimmung von Projektanforderungen geht.
  4. Führen Sie von Zeit zu Zeit - z.B. beim Erreichen eines Meilensteins - Review-Meetings durch. Dabei geht es darum, den augenblicklichen Projektstatus festzustellen und zu bestimmen, was jetzt weiter getan werden soll. Diese Review-Meeting können beispielsweise mit dem PSG durchgeführt werden, um nach Abschluss einer Projektphase die nächste Phase (Budget, Terminplanung) freizugeben.
  5. Geben Sie als Projektleiter den Mitarbeitern klare Arbeitsaufträge und Terminvorgaben. Die Frage "Was muss wer bis wann erledigen?" muss für jeden Mitarbeiter eindeutig (und möglichst schriftlich) geklärt sein.
  6. Die Projektmitarbeiter bzw. -Teams müssen an die Projektleitung regelmäßig Berichte und Rückmeldungen über die Tätigkeitspakete abgeben, die ihnen übertragen wurden. Insbesondere der Bearbeitungsstand der Aufgabenpaketen sollte zum Tätigkeitsbericht gehören. Auf Basis des Tätigkeitsberichtes sollten Sie mit den Mitarbeitern besprechen, wo möglicherweise Probleme bestehen und welche Aktionen Sie einleiten sollten und werden, um diese zu lösen.
  7. Setzen Sie in Ihrem Projekt das Prinzip der Schriftlichkeit durch. Alle Planungen, Absprachen, Beschlüsse und Berichterstattungen im Projekt sind in Schriftform zu dokumentieren. Führen Sie keine Projektbesprechung ohne schriftliche Agenda und ohne schriftliches Ergebnisprotokoll durch. Treffen Sie keine Entscheidungen und Beschlüsse, die nicht schriftlich vorbereitet und dokumentiert sind.
  8. Legen Sie Verteilerlisten an, über den Informationen in ihrer Projektorganisation verbreitet werden. Senden Sie die Projektinformationen (z.B. Besprechungsprotokolle) immer an den gesamten Verteilerkreis. So vermeiden Sie unterschiedliche Informationsstände unter den Projektbeteiligten. "Welcher Personenkreis sollte was wissen?" lautet bei der Erstellung der Verteiler die entscheidende Frage. Versuchen Sie, homogene Gruppen zu bilden, die ein berechtigtes Interesse an den Informationen haben. Mitarbeiter, die gemeinsam an einem Thema (Aufgabenpaket, Teilprojekt etc.) arbeiten (z.B. Programmierung), könnten solch einen gemeinsamen Verteiler gut gebrauchen. Orientieren Sie sich beispielsweise an Ihrem Projektstrukturplan und richten Sie für jeden Ast des Strukturplanes eine gemeinsame Verteilerliste ein.
  9. Richten Sie in Ihrem Netzwerk einen virtuellen Projektraum ein. Dies kann z.B. ein Festplattenbereich auf einem Server sein, der von allen Beteiligten gemeinsam genutzt werden kann. In diesem virtuellen Projektraum legen Sie alle wesentlichen Arbeitsergebnisse und Dokumente ab. So schaffen Sie einen einheitlichen Informationsstand für alle. Natürlich können Sie hierfür auch ausgefeilte Collaboration-Lösungen ("E-Room", "Lotus Domino Team-Room" etc.) einsetzen.
Checkliste:
  • Ein Kick-off-Meeting für das Projekt wurde anberaumt und durchgeführt? Die notwendigen Grundlagenarbeiten (Zieldefinition, Projektstrukturplan, Zeitplanung mit Milestones, Benennung PSG, Projektleitung und Projektteam) wurden erledigt?
  • Eine Jour-fixe-Projektbesprechung wird regelmäßig durchgeführt? Der Teilnehmerkreis an der Jour-fixe-Besprechung ist so festgelegt, dass alle wesentlichen Projektbeteiligte teilnehmen? Zu den Projektbesprechungen wird schriftlich mit Agenda eingeladen? Die Resultate werden in einem Ergebnisprotokoll schriftlich dokumentiert?
  • Beim Erreichen von Milestones werden Review-Meetings mit dem Projektsteuerungs-Gremium und der Projektleitung durchgeführt? Die Resultate und Beschlüsse der Review-Meetings werden schriftlich dokumentiert und an das Projektteam kommuniziert?
  • Die Mitarbeiter im Projekt bekommen klare Arbeitsaufträge, welche Tätigkeiten bis zu welchem Termin zu erledigen sind?
  • Die Mitarbeiter geben regelmäßig Berichte über ihre Tätigkeiten und Rückmeldungen über die Erledigung der Aufgabenpakete ab?
  • Alle wesentlichen Projektergebnisse werden schriftlich dokumentiert?
  • Änderungen im Projekt (insbesondere Anforderungen an gewünschte Funktionalitäten!) werden stets schriftlich mit formalen Change Requests an Projektleitung und PSG beantragt? Die Änderungen werden schriftlich an die ausführenden Projektbeteiligten kommuniziert (anstatt nur "auf Zuruf")?
  • Sie haben Verteilerlisten für Informationen (z.B. "Gruppe Projektleitung", "Gruppe Content", "Gruppe Programmierung") aufgestellt und allen Beteiligten zugänglich gemacht (z.B. als Verteilerliste im Microsoft Outlook)?
  • Sie haben einen "virtuellen Projektraum" angelegt? Allen Beteiligten wurde kommuniziert, wie sie darauf zugreifen können und damit arbeiten können?

Schritt 5: Führen Sie eine wirksame Projektsteuerung durch!

IT-Projekte sind bekannt dafür, länger zu dauern und teurer zu werden, als dies ursprünglich veranschlagt war. Mit einer wirksamen Projektsteuerung halten Sie Ihr Projekt auf Kurs. Sie verhindert, dass das Projekt hinsichtlich Zeit und Kosten aus dem Ruder läuft.

Wichtiges Element der Projektsteuerung bzw. des Projektcontrollings ist ein ständiger Soll-Ist-Vergleich von Projektplan mit der Realität. Sie beschaffen sich die Ist-Daten aus Ihrem Projekt (die sie dank guter Kommunikation [s.o.] stets vorliegen haben) und gleichen sie mit der Soll-Planung ab.

Fertigen Sie insbesondere einen wöchentlichen schriftlichen Projektstatusbericht an, der alle wesentlichen Aspekte des Projektablaufs zusammenfasst:
  • Projektgesamtstatus ("grün", "gelb", "rot")
  • Soll-Ist-Vergleich von Terminen und Aufwand
  • Erreichung von Meilensteinen
  • Fertiggestellte Projektergebnisse
  • Verbleibendes Arbeitsprogramm
  • Besonderheiten, Projektrisiken
  • Geplante Aktivitäten der kommenden Woche
Aktualisieren Sie Ihren Projektplan ständig. Dokumentieren Sie jede Änderung schriftlich und verteilen Sie die Informationen darüber in ihrem Projekt.

Führen Sie eine Dringlichkeitsliste / Hot-Liste ("Da brennt etwas an!"). Diese Liste beschreibt, welche Aufgaben dringend anliegen und mit welcher Priorität diese gelöst werden müssen. Die Erfahrung zeigt, dass nicht jeder im Team das gleiche Verständnis hat, was dringend erledigt werden muss. Mit der Dringlichkeitliste schaffen Sie einen einheitlichen Informationsstand. Haken Sie nach, wenn ein vereinbartes Projektergebnis fehlt! Haken Sie Erledigtes ab!

Verschaffen Sie sich in regelmäßigen Review-Meetings einen Überblick über den augenblicklichen Projektstand. Untersuchen Sie folgende Fragestellungen:
  • Inwieweit entsprechen die Projektergebnisse den vereinbarten Zielen und Anforderungen?
  • Welche Abweichungen von den vereinbarten Terminplänen gibt es?
  • Welche Abweichungen von den ursprünglichen Aufwands- und Kostenschätzungen gibt es?
  • Werden die vereinbarten Projektspielregeln eingehalten? Halten sich die Projektmitarbeiter insbesondere an die festgelegten Regeln für die Kommunikation im Projekt?
  • Inwieweit muss die ursprüngliche Projektplanung an neue Erfordernisse (Änderung von Anforderungen, Reaktion auf Terminverschiebungen) angepasst werden?
In vielen E-Business-Projekten gleicht das Projektziel einem "Moving Target". Die Anforderungen an die E-Business-Lösung entwickeln sich typischerweise im Projektverlauf kontinuierlich weiter. Wenn Änderungswünsche nicht dokumentiert werden und wenn Änderungen immer nur "auf Zuruf" gemacht werden, führt dies mit Sicherheit zu Konfusion in Ihrem Projekt. Am Ende weiß niemand mehr so genau, was eigentlich gemacht werden soll und was nicht.

Führen Sie im Projekt Änderungen der ursprünglichen Planung (insbesondere bei der technischen Realisierung: Erweiterungen von Funktionalitäten!) nur durch, wenn diese ein formales Change Request Verfahren durchlaufen haben.

Etablieren Sie folgenden Change Request Prozess:
  • Alle gewünschten Änderungen werden schriftlich in einem Änderungsantrag formuliert. Dazu gehören eine Beschreibung und eine Aufwands- und Terminschätzung für die Umsetzung der Änderungen.
  • Der Änderungsantrag geht an die Projektleitung bzw. das PSG zur Entscheidung. Diese Gremien geben die Änderung frei. Unter Umständen ist eine Anpassung des Projektplans und des Budgets notwendig
  • Die Projektleitung kommuniziert die genehmigten Änderungsanträge schriftlich an die ausführenden Projektbeteiligten.
Checkliste:
  • Der Projektstand wird regelmäßig in Statusberichten erfasst?
  • Es findet ein regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich zwischen Projektplan und Realität statt? Abweichungen werden dokumentiert und an die Projektinstanzen (Projektleitung, Projekt-Steuerungsgremium) berichtet?
  • Der Projektplan wird kontinuierlich aktualisiert? Eine aktuelle Version des Projektplanes steht allen Beteiligten in schriftlicher Form zur Verfügung?
  • Dringende Tätigkeiten sind in einer Dringlichkeitsliste schriftlich erfasst und mit Prioritäten versehen?
  • Es werden regelmäßig Review-Meetings mit dem Projektsteuerungs-Gremium und der Projektleitung durchgeführt? Die Resultate und Beschlüsse der Review-Meetings werden schriftlich dokumentiert?
  • Für die Genehmigung und Durchführung von Änderungen wurde ein Change Request Verfahren etabliert?

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